2016年商务英语考试写作辅导:商务函格式

商务英语BEC考试网 鲤鱼小编 更新时间:2016-09-06

  信函和传真的格式

  收到一封信,收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻美好的印象。
  标准的商业书信由以下三个部分组成:
  ·信头
  ·信文
  ·信尾  
  在信和传真中,信头所占页面一般不超过三分之一。
  发信人地址
  一般来说,商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺,抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样,信笺上印有抬头,并采用固定的信头格式。
  传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。
  发信日期
  日期的书写有以下两种模式:“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]
  日期不能缩写,序数词不能使用缩写形式,月份也不能缩写。
     收信人地址
  收信人地址包括收信的全名和职衔,以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。
  传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。
  指定收信人姓名
  在商业书信和传真中,指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名,因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。
  如果要使用指定收信人姓名这一栏,就要从页面左边空白处写起,在收信人地址下面空两行。
  称 呼
  商业信件和传真常用以下方式开头:
  ·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);
  ·Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人,如Sales Manager,
  Chief Accountant等,而且写信人知道对方的性别);
  ·Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);
  ·Dear Sirs (表示写给一家公司,没有明确的收信人)。
  称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。
  事 由
  写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。
  信 文
  全齐头式(full-blocked)书信,每个段落都从左边空白处开始写起,右边空白处必须尽量对齐,不能把单词断开。
  在齐头式书信或传真中,信文也是从左边空白处开始写起,在事由下面空一行。
  信 尾
  传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名),而书信的信尾内容则相对较长。
  结尾敬辞
  一般来说,书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。
  信末签名
  写信人既可代表本人签名,也可代表公司签名。如:
  Yours faithfully
  For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd